Der Zeitaufwand der AkteurInnen und die Qualität der Ergebnisse müssen verhältnismäßig bleiben, doch was das Verhältnis ist, bestimmen AkteurInnen selbst. Erfahrungsgemäß ist ab und an einmal eine längere Veranstaltung möglich (einTag, eineinhalb Tage), aber grundsätzlich werden kurze Veranstaltungen in der Woche am frühen Abend bevorzugt (vgl. Gläserne Konversion, Endbericht).
Die Diskussionen müssen zielführend sein und dürfen sich nicht in Details verlieren. Hilfreich ist dabei der Einsatz einer externen Moderation bzw. eines externen Prozessmanagements. Der Prozessverlauf ist immer wieder mit den Zielen abzugleichen und zu prüfen, ob die Gemeinschaft mit der Erarbeitung der Herausforderungen auf dem richtigen Weg ist.
